Interview — 20 oktober 2020 · 3 minuten leestijd

Backstage: Helga Wildeman, accountmanager zaalverhuur - ‘Ineens zitten we weer in een periode van sluiting’

· tekst Liesbeth Houtman , foto Bernd Köhnen

Als accountmanager zaalverhuur houdt Helga Wildeman zich bezig met de planning en voorbereiding van concerten. Nu is zij vooral druk met annuleren. ‘Niets is meer vanzelfsprekend.’

Deel dit artikel

‘Een donderwolk die boven ons hoofd hangt.’ Zo noemt Wildeman de persconferentie van vorige week dinsdag. De dagen daaraan voorafgaand vloog het aantal coronabesmettingen de pan uit. Dat er iets stond te gebeuren, was duidelijk. ‘Maar wat precies? Moesten we weer dicht? En voor hoe lang?’

Premier Rutte liet er geen twijfel over bestaan. Er mogen maximaal dertig bezoekers in de zaal. Ontheffingen, zoals na de vorige persconferentie, komen er niet. Het betekent dat Het Concertgebouw opnieuw zijn deuren heeft gesloten. De concerten in de komende weken worden geannuleerd. Een enkel concert wordt verplaatst. ‘Anders dan in maart zijn we dit keer voorbereid. Toen moesten we het proces van annuleren en verplaatsen nog helemaal uitvinden.’

‘Anders dan in maart zijn we dit keer voorbereid’

Wildeman is een van de acht accountmanagers zaalverhuur. ‘Kort gezegd vertalen wij de wensen van de concertorganisator naar werkbare planningen voor onze collega’s op de vloer. We bereiden het kaartverkoopproces voor. We inventariseren of er wordt gerepeteerd, hoeveel stoelen en lessenaars er nodig zijn, of er een lichtplan is en wat men aan catering wil.’ Elke accountmanager heeft zijn eigen pakket. ‘Ik doe bijvoorbeeld de NTR ZaterdagMatinee, de Concertvrienden en jongerenvereniging Entrée en de pop- en jazzconcerten van de Eigen Programmering.’

Normaalgesproken heeft Wildeman aan de planning en voorbereiding van haar concerten een dagtaak. Deze periode is zij vooral bezig met het annuleren en verplaatsen van concerten. ‘Logistiek een enorme puzzel. Er zijn nu soms wel vijf concerten op een dag.’

‘Er zijn nu soms wel vijf concerten op een dag’

Het proces van annuleren verloopt gelukkig steeds meer als een ‘geoliede machine’, vertelt Wildeman. ‘In overleg met de concertorganisator bepalen we wie het publiek informeert. We zorgen dat de adresselectie wordt gemaakt. Het verkoopsysteem richten we zo in dat bezoekers in hun account kunnen aangeven voor welke optie zij kiezen: restitutie, donatie of tegoed. Vervolgens moeten we ook alles in ons planningssysteem annuleren. Niet alleen de concerten, maar ook de repetities, het stemmen van de vleugel, allerlei technische zaken, et cetera.’

‘Intussen zijn we ook alweer bezig met het omzetten van alle concerten vanaf januari’

Afgelopen zomer waren Wildeman en haar collega’s druk met het ‘ombouwen’ van de concerten in de periode september tot en met december naar de normen van de anderhalve meter. ‘Alle oorspronkelijk geplande concerten hebben we moeten annuleren. In plaats daarvan is gekozen voor ongeplaceerde concerten van een uur met een maximale capaciteit van 350 bezoekers in de Grote Zaal. Die hebben we opnieuw in de systemen moeten invoeren om de kaartverkoop weer te kunnen starten. Intussen zijn we ook alweer bezig met het omzetten van alle concerten vanaf januari.’

‘Je moet over zoveel dingen tegelijk nadenken. Dat is best vermoeiend’

Dat continu plannen, annuleren, verplaatsen en weer opnieuw plannen van concerten vergt nogal wat. ‘En dan is het seizoen nog maar net begonnen en ineens zitten we weer in een periode van sluiting’, zegt Wildeman. ‘Niets is meer vanzelfsprekend. Je moet over zoveel dingen tegelijk nadenken. Dat is best vermoeiend. Het thuiswerken bemoeilijkt soms de communicatie. Ik mis mijn collega’s heel erg. We hebben wel veel contact via Teams hoor. Maar even bij elkaar binnenlopen om iets te overleggen, dat kan niet.’

‘In mijn appartement was geen internetaansluiting. Half maart ben ik daarom naar mijn moeder gegaan in Appingedam. Zij heeft een groot huis met een tuin. Er is daar een goede werkkamer. Het idee was dat ik voor twee weken die kant op zou gaan. Het werden tweeëneenhalve maand.’

‘Dat ik al zo lang bij Het Concertgebouw zit geeft wel aan dat ik het erg naar mijn zin heb’

Wildeman werkt nu bijna tien jaar bij Het Concertgebouw. ‘Na mijn studie media- en entertainmentmanagement had ik allerlei tijdelijke contracten in de festivalbranche. Ik wilde graag in de culturele sector blijven werken maar wel met wat meer vastigheid. Daarom ben ik van Groningen naar Amsterdam verhuisd. Mijn vader zag in de krant een vacature bij Het Concertgebouw. Mijn insteek was dat ik twee jaar ergens vast wilde werken. Dat ik hier al zo lang zit geeft wel aan dat ik het erg naar mijn zin heb.’

Onlangs vond bij Het Concertgebouw een ingrijpende reorganisatie plaats. Voor Wildeman heeft die gunstig uitgepakt. ‘Vanaf februari word ik producent. Als accountmanager zaalverhuur ben je bezig met de voorbereiding van een concert. Als producent heb je daarnaast ook een rol tijdens het concert. Het werk overlapt dus deels, maar ik kan ook weer nieuwe dingen leren. Een lichtpuntje in deze moeilijke tijd. Ik ben heel blij met deze kans.’

Wij raden u aan om uw concertkaarten te bestellen via een andere browser. Gebruik hiervoor Chrome, Firefox, Safari, Edge of Internet Explorer versie 10 of hoger.